「オフィス移転を考えているけど、何から始めたら良いのか分からない・・・」
「事務所を引っ越すにはどんな手続きが必要なの？届出は？」
そんなお悩みや不安を抱えている企業の皆さま必見です！
今回はオフィス移転の準備から届出まで、必要な手続きについて徹底解説します。
オフィス移転をスムーズに進めていくには、手続きを把握して「何をいつまでに済ませるべきなのか」段取りを立てることが重要。
はじめてのオフィス移転でも躓くことなく完遂できるよう、ここで押さえておくべきポイントをチェックしておきましょう。
オフィス移転に必要な手続きまとめ！準備から各種届出まで徹底解説
それでは、オフィスを移転するにあたって必要となる手続きについてご紹介します。
移転をするにあたって必要な手続きは様々で、加えて提出すべき書類も非常に多いです。
手続き漏れなどのうっかりミスを防ぐために、ぜひあらかじめチェックしておいてください。
手続き①オフィスの解約、原状回復の工事手配
移転が決まったら、先立って現在使っている「オフィスの解約」手続きを行ないましょう。
一般的に、解約通知を出すタイミングは「6ヶ月前」にように期限が定められている場合がほとんどなので、契約を確認していつまでに出すべきなのか事前にご確認ください。
また退去までに「原状回復工事」が必要になるケースも多いため、オーナーや管理会社に連絡して確認を。
どの範囲まで原状回復が必要なのか、工事会社の手配が自分たちでしなければならないのか、併せてしっかりと確認しておきましょう。
手続き②インターネットや電話回線の移転
現在使っているインターネット・電話の契約会社に、オフィス移転の旨を伝えましょう。
引き続きサービスを利用するなら移転手続き、別会社に切り替えるなら解約手続きが必要です。
またそれに伴い、移転先のオフィスの電話配線やインターネット回線の開通状況などの確認も必要になります。
移転後にネットや電話が使えないと業務に大きな支障が出ますし、直前の連絡だと業者の予約が取れない恐れもあるため、移転が決まったら早めに連絡をして日程調整を進めていくことをおすすめします。
手続き③OA機器の移設手続き、機器やオフィス家具の発注
回線と併せて、複合機やビジネスフォンなどのOA機器の移設手続きも必要となります。
もしも自社で購入したものなら自己所有のため連絡・手続きは不要ですが、リースやレンタルで使用している場合は連絡が必要です。
基本的に契約期間内で解約することはできませんが、移転先で継続して使うことは可能なので、事前に必要な手続きについて詳しく確認しておきましょう。
また新たにOA機器やオフィス家具を発注する場合には、チェックリストを作って管理・把握しておくと非常に便利なのでおすすめです。
手続き④銀行口座・クレジットカードなどの登録情報の変更
オフィスを移転するにあたって、銀行口座やクレジットカードなどの登録情報も変更しましょう。
通帳や届出印に加え、移転後の登記事項証明書や社印なども必要となるため、必要な書類はあらかじめ揃えておくとスムーズ。
またクレジットカードの情報変更にはいくらか日数がかかる場合があるので、早めに連絡を取っておくと安心です。
手続き⑤各機関への届け出
オフィス移転では、公的機関への届出も必要になります。
ここでは一般的に必要となる手続きをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
- 労働基準監督署への手続き
- 法務局への手続き
- 税務署への手続き
- 都道府県税務署への手続き
- ハローワークへの手続き
それぞれ提出の必要書類と提出期限をしっかりと確認し、漏れのないよう手続きを。
また手続きによっては、郵送での提出ができず窓口での取り扱いのみの場合もあるため、事前にチェックしておくと安心です。
まとめ：オフィス移転は事前準備でうっかりミスを防ごう
オフィス移転ではやるべきことが非常に多く、それぞれをこなしていくには多大な労力と手間がかかるのは言うまでもありません。
しかもそれらの作業は通常業務と並行して取り組んでいく必要があるため、間違いなく大きな負担になるでしょう。
そんな中手続き漏れなどの失敗を防いで円滑に移転作業を進めていくためには、各種手続きを把握してやるべきことを書き出していくことが重要。
一手間にはなりますが、予定通り確実に移転を成功させるには何よりも大切な作業だと言えるでしょう。
ぜひ以上を参考にして、チェックリストを作ってスムーズにオフィス移転をやり遂げてください！